החל מחודש יוני עד סוף אוגוסט מתקיימות ועדות שיבוץ בעיריית בית שמש בנוכחות חסרה. לפי הנוהל התקין בוועדה יושב הפורם הבא: יו"ר הוועדה- מנהל רשות החינוך המקומית, מפקח/י החינוך המיוחד על מוסדות החינוך ומנהל השירות הפסיכולוגי-חינוכי ברשות המקומית או נציגו, אשר ימסור מידע לגבי המאפיינים והצרכים של התלמיד המועמד לשיבוץ ואיזו מסגרת חינוכית הולמת את צרכיו. בהיעדרה של הגב' שרי דרור אשר יצאה כבר בסוף חודש מאי לחופשת פרישה, מי החליף אותה בתפקיד יו"ר הועדה. נדגיש בהוראות נקבע כי ראש מינהל החינוך תשב בראשות הוועדה. שלא כמו בשירות הפסיכולוגי יכול מנהל השירות לשלוח נציג, ראש מינהל חינוך חייב לנהל את הישיבה בעצמו.
במהלך הועדה פועל צוות שיבוץ, שתפקידו להבטיח שיבוץ מיטבי של תלמידים עם זכאות לשירותי חינוך מיוחדים במסגרת חינוכית ההולמת את צרכיהם וקרובה ככל האפשר למקום מגוריהם, בהתאם להחלטות המתקבלות מתוקף ועדת השמה או ועדת זכאות ואפיון.
כאמור הוועדה בכל זאת חייבת להתכנס, אז מי ישב בוועדה בשם ראש המינהל? מנכ"ל העירייה אוהד שגב שהוא מ"מ כל בעל תפקיד בכיר שאיננו. מה מבין ואיך בדיוק מחווה דעה מי שאינו שגור בעבודה חינוכית? זה תקבעו אתם. לידו ישב נציג היועץ המשפטי, וליד שניהם ישב מנהל החינוך היסודי בעירייה אריק קיציס. האם החלטותיהם תקפות? תסמכו על הייעוץ המשפטי של העירייה שיכשיר את האירוע.
הורי הילדים שהשנה ילדיהם קיבלו השמה בחינוך המיוחד, אם אינם שלמים עם החלטת וועדת השמה של השנה יוכלו בצדק לערער על וועדת השמה שאין בהרכבה ראש מינהל חינוך. ויש להם על מה לסמוך.